Α- Οι αιτηθέντες προς μετακίνηση για Επιμόρφωση θα πρέπει, πριν αναχωρήσουν στο εξωτερικό, να υποβάλλουν στο Τμήμα Διεθνών Σχέσεων και Ευρωπαϊκής Ένωσης τα εξής έγγραφα:
1) Επιστολή Αποδοχής (acceptance letter) από το Πανεπιστήμιο Υποδοχής.
Για κάθε μετακίνηση διοικητικού υπαλλήλου θα πρέπει να υπάρχει η σύμφωνη γνώμη της Επιτροπής Erasmus ύστερα από συνέντευξη με τον διοικητικό υπάλληλο, στην οποία ο διοικητικός υπάλληλος α) θα προβάλει το αίτημα του αφού προηγουμένως έχει λάβει επιστολή αποδοχής (acceptance letter) από το φορέα υποδοχής και την οποία θα έχει υποβάλει στο Τμήμα Διεθνών Σχέσεων και Ε.Ε. β) θα τεκμηριώνει την συνάφεια του αντικειμένου εργασίας του με την προς επιμόρφωση μετακίνησή του στο Ίδρυμα υποδοχής.
Εν συνεχεία, αν εγκριθεί το αίτημα τους από την επιτροπή Erasmus, υποβάλουν τα παρακάτω πριν την αναχώρηση τους:
1) Επιστολή Αποδοχής (acceptance letter) από το Πανεπιστήμιο Υποδοχής.
Για κάθε μετακίνηση διοικητικού υπαλλήλου θα πρέπει να υπάρχει η σύμφωνη γνώμη της Επιτροπής Erasmus ύστερα από συνέντευξη με τον διοικητικό υπάλληλο, στην οποία ο διοικητικός υπάλληλος α) θα προβάλει το αίτημα του αφού προηγουμένως έχει λάβει επιστολή αποδοχής (acceptance letter) από το φορέα υποδοχής και την οποία θα έχει υποβάλει στο Τμήμα Διεθνών Σχέσεων και Ε.Ε. β) θα τεκμηριώνει την συνάφεια του αντικειμένου εργασίας του με την προς επιμόρφωση μετακίνησή του στο Ίδρυμα υποδοχής.
Εν συνεχεία, αν εγκριθεί το αίτημα τους από την επιτροπή Erasmus, υποβάλουν τα παρακάτω πριν την αναχώρηση τους:
2) Άδεια απουσίας για την περίοδο επιμόρφωσης υπογεγραμμένη από τον Προϊστάμενο της Υπηρεσίας όπου υπάγεται ο μετακινούμενος.
3) Οι μετακινούμενοι για επιμόρφωση οφείλουν να ενημερώνουν και να λαμβάνουν τη σύμφωνη γνώμη του ακαδημαϊκού συντονιστή της συμφωνίας στο πλαίσιο της οποίας επιθυμούν να μετακινηθούν. Ο αρμόδιος ακαδημαϊκός συντονιστής υποχρεούται να αποστείλει μήνυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Τμήμα ΔΣΕΕ, προκειμένου να βεβαιώσει τη σύμφωνη γνώμη του για τη συγκεκριμένη κινητικότητα (πίνακας πανεπιστημίων) Για πληροφορίες για Staff Week μπορείτε να επισκέπτεστε το αντίστοιχο μενού στην σελίδα μας
3) Οι μετακινούμενοι για επιμόρφωση οφείλουν να ενημερώνουν και να λαμβάνουν τη σύμφωνη γνώμη του ακαδημαϊκού συντονιστή της συμφωνίας στο πλαίσιο της οποίας επιθυμούν να μετακινηθούν. Ο αρμόδιος ακαδημαϊκός συντονιστής υποχρεούται να αποστείλει μήνυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Τμήμα ΔΣΕΕ, προκειμένου να βεβαιώσει τη σύμφωνη γνώμη του για τη συγκεκριμένη κινητικότητα (πίνακας πανεπιστημίων) Για πληροφορίες για Staff Week μπορείτε να επισκέπτεστε το αντίστοιχο μενού στην σελίδα μας
4) Σύμβαση Υποτροφίας Κινητικότητας (σε τρία αντίτυπα). Η σύμβαση υποβάλλεται στο Τμήμα Διεθνών Σχέσεων & ΕΕ και μεταβιβάζεται στο Ειδικό Λογαριασμό Έρευνας και Κονδυλίων (ΕΛΚΕ) και για υπογραφή της από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Έρευνας του Πανεπιστημίου. 
5) Σχέδιο Εργασίας (Training Agreement). Το έγγραφο αυτό πρέπει να υπογραφεί από την Αρμόδια Υπηρεσία του Ιδρύματος Προέλευσης και Υποδοχής.(Για την υπογραφή του από το Πανεπιστήμιο Προέλευσης, κατατίθεται το έγγραφο στο Τμήμα Διεθνών Σχέσεων και Ε.Ε. και υπογράφεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του Προγράμματος Erasmus+)
6) Φόρμα ατομικών στοιχείων. Το έγγραφο αυτό συμπληρώνεται με πολύ προσοχή είναι απαραίτητο για την πληρωμή. Να συνοδεύεται από αντίγραφο του βιβλιαρίου λογαριασμού τραπέζης ή αντίστοιχο (σελίδα/εκτύπωση με στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού).
Να συνοδεύεται από αντίγραφο του βιβλιαρίου λογαριασμού τραπέζης ή αντίστοιχο (σελίδα/εκτύπωση με στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού).
Β- Μετά την επιστροφή τους από το εξωτερικό, τα μέλη του διδακτικού / διοικητικού προσωπικού θα πρέπει να καταθέσουν στο Τμήμα Διεθνών Σχέσεων και Ευρωπαϊκής Ένωσης άμεσα τα εξής έγγραφα:
1. Βεβαίωση του Ιδρύματος Υποδοχής (πρωτότυπη εις διπλούν) στο οποίο πραγματοποιήθηκε η επιμόρφωση, όπου θα αναφέρεται ότι ο μετακινούμενος πραγματοποίησε κινητικότητα επιμόρφωσης Erasmus+, οι ημερομηνίες και η διάρκεια της περιόδου επιμόρφωσης στο εξωτερικό.
2. Παραστατικά εισιτηρίων: τιμολόγια ή αποδείξεις πώλησης εισιτηρίων (προσοχή! ΔΕΝ πρέπει να εκδίδονται πλέον σε στοιχεία ΕΛΚΕ), κάρτες επιβίβασης, φωτοαντίγραφα θεώρησης (visa).(Τα παραστατικά απαιτούνται μόνο ως αποδεικτικό της κινητικότητας.)
Προσοχή! Το ποσό της επιχορήγησης για την κάλυψη των δαπανών ταξιδίου υπολογίζεται βάσει χιλιομετρικής αποστάσεως ανάμεσα στο τόπο προέλευσης του Συμμετέχοντα και στο τόπο διεξαγωγής της δραστηριότητας. Ο υπολογισμός των χιλιομετρικών αποστάσεων θα πραγματοποιείται χρησιμοποιώντας το διαδικτυακό (online) εργαλείο υπολογισμού χιλιομετρικής απόστασης που διατίθεται στο δικτυακό τόπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στη διεύθυνση http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm. Το ποσό ανά κλίμακα χιλιομετρικής απόστασης εδώ.
3. Έκθεση επιμόρφωσης, η οποία υποβάλλεται ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ως εξής: Οι συμμετέχοντες, μετά την επιστροφή τους, λαμβάνουν αυτομάτως e-mail από τη διεύθυνση ‘replies-will-be-discarded@ec.europa.eu’, με τίτλο ‘ Αίτημα συμπλήρωσης έκθεσης από συμμετέχοντες στο Πρόγραμμα Erasmus / Erasmus participant report request ‘ με έναν σύνδεσμο που τους οδηγεί στην έκθεση, η οποία έχει την μορφή ηλεκτρονικού ερωτηματολογίου.
Εάν δεν τηρηθούν τα παραπάνω, μέρος ή ολόκληρο το ποσό της υποτροφίας θα επιστρέφεται.
Συμπληρώνετε και υποβάλετε(submit) ηλεκτρονικά (υποχρεωτικά!) την έκθεση. Εν συνεχεία, την εκτυπώνετε και την καταθέτετε στο Τμήμα Διεθνών Σχέσεων και Ε.Ε.
4. Εκτός από τα παραπάνω, οι διοικητικοί υπάλληλοι θα υποβάλλουν και αναλυτική έκθεση (2-3 σελίδες) των πεπραγμένων κατά την περίοδο επιμόρφωσης τους.
4. Εκτός από τα παραπάνω, οι διοικητικοί υπάλληλοι θα υποβάλλουν και αναλυτική έκθεση (2-3 σελίδες) των πεπραγμένων κατά την περίοδο επιμόρφωσης τους.
Εάν δεν τηρηθούν τα παραπάνω, μέρος ή ολόκληρο το ποσό της υποτροφίας θα επιστρέφεται.